Destrucción ilegal de archivos públicos del Gobierno de Guanajuato

¿Despilfarro o negligencia? El misterio de las carpetas desechadas por la UTAPE en Guanajuato.

Archivos públicos tirados como basura es una vulneración de datos y violaciones a la ley en Guanajuato.

Por Rosario Martínez De la Vega

Guanajuato, Capital.– Pese a que recientemente la Unidad de Transparencia del Poder Ejecutivo (UTAPE) cumplió 20 años de existencia, y la semana pasada realizó el Primer Congreso Internacional de Archivos 2025 —en el que se afirmó: “la intención es fortalecer los archivos como pilares de la memoria institucional”—, el pasado 6 de mayo una escena poco usual llamó la atención de quienes transitaban por la esquina de la calle El Cambio, en la ciudad capital de Guanajuato: dos contenedores de basura desbordados con decenas de carpetas de la UTAPE, algunas con rótulos que indicaban su origen institucional y otras aparentemente nuevas.

A cargo de la dirección de Ángeles Ducoing, este evento coincidió con la reciente mudanza de las oficinas gubernamentales ubicadas en San Sebastián número 78 a sus nuevas oficinas en el quinto piso del edificio de Plaza Galereña, en Guanajuato, Gto.

Más allá del impacto visual, la pregunta central que surge es: ¿por qué un material de evidente utilidad terminó en la basura, en lugar de ser aprovechado por otras instancias?

Un recurso desaprovechado

El costo comercial de las carpetas desechadas no es menor. Si bien no se conoce la cifra exacta, su utilidad era vigente y no se observaban señales evidentes de deterioro.

Se tiene conocimiento de que la persona que dio la orden directa de desechar este material fue Imelda Arévalo Constantino, directora administrativa de la UTAPE.

En una administración marcada por discursos de austeridad, sorprende la falta de medidas para reutilizar o donar este material, que podría haber sido aprovechado por escuelas, oficinas gubernamentales o asociaciones civiles. En lugar de ello, la opción fue simple: tirarlas.

Más allá del gasto, el contenido

Si bien el tema económico es relevante, hay un aspecto aún más delicado: ¿qué documentos contenían originalmente estas carpetas? ¿Fueron digitalizados, resguardados en otros medios o destruidos? La gestión documental exige protocolos claros, y en este caso surgen dudas sobre el procedimiento aplicado y si existió autorización oficial para la posible destrucción de información.

¿Quién supervisó el manejo de estos archivos? ¿Qué acciones emprendió la persona encargada de su custodia? La rendición de cuentas sobre estos materiales es fundamental para garantizar la transparencia en el uso de recursos públicos y en la gestión documental gubernamental.

Si se confirma que estamos ante un acto de negligencia o mala administración de recursos, ¿será denunciado ante la Secretaría de la Honestidad? ¿Existirá alguna investigación que sancione a los funcionarios responsables?

Más que un caso paradigmático —al tratarse de la propia Unidad de Transparencia del Poder Ejecutivo de Guanajuato—, este incidente revela la necesidad de una administración más eficiente y responsable en el uso del patrimonio documental y material de las instituciones públicas. Las respuestas a estas interrogantes definirán si se trata de una simple omisión o de un problema estructural más profundo.

Cabe señalar que el edificio de San Sebastián es propiedad del gobierno del estado, y que en Plaza Galereña se han rentado una gran cantidad de oficinas para el "gobierno de la gente", lo cual también implica un gasto público.

Al respecto, Los Ángeles Press buscó a la directora de la UTAPE, Ángeles Ducoing, quien el pasado 6 de junio, en entrevista en sus oficinas, señaló a esta periodista lo siguiente:

LAP: ¿Esta orden de tirar a la basura dicho material —las carpetas— quién la dio?

AD: No se ha tirado ninguna documentación ni material de uso servible de esta oficina en ningún momento. Quiero comentarte que nosotros tenemos nuestro archivo con toda la documentación generada aquí, en la Unidad de Transparencia, desde hace 20 años, y está debidamente clasificada y resguardada, que es lo más importante.

Estamos atendiendo todas las disposiciones de la Ley de Archivos, el reglamento de archivos del Poder Ejecutivo y también unas reglas de operación que debemos cumplir. Toda esa documentación es generada aquí, derivada de nuestras atribuciones y, por supuesto, de las normativas del área de capacitación, del área administrativa, del área jurídica y del área de archivo. Es decir, de todas nuestras áreas sustantivas, pero es documentación propia de esta unidad.

Nosotros tuvimos un proceso de mudanza y había material inservible: carpetas rotas, vacías, completamente vacías. Todas nuestras carpetas de archivo están debidamente clasificadas, señaladas, y todas las cajas y el material indican claramente a qué año pertenecen y qué contienen.

Además, ya estamos solicitando al Archivo General del Estado nuestra primera baja documental desde que yo llegué aquí. Les dije: “Ya es necesario”. Y ese proceso implica pasar los documentos al archivo de concentración; eso no se hacía desde hace muchos años.

También, junto con la Ley de Transparencia, está la Ley de Archivos, y eso es muy importante: cómo tenemos que generar esta información y cómo debemos resguardarla. Son dos leyes hermanas, y por supuesto, no se tiró ninguna documentación oficial.

Además, no poseemos información de otras dependencias. Es imposible que yo tenga información de Finanzas, de Salud… No, yo no la genero. Lo único que hacemos nosotros es ser la ventanilla del Poder Ejecutivo: es decir, recibimos las solicitudes de información, las turnamos, y nos mandan las respuestas. Pero esas respuestas son generadas por las propias dependencias. Esta información ya es pública, todo el mundo puede ver esas solicitudes y también las respuestas.

Entonces, es algo usual que se desechen hojas o material que ya no sirve. No era un recurso útil, ni contenía ninguna documentación, mucho menos datos personales.

LAP: ¿Quién dio la orden?

AD: Pues hay varias áreas administrativas aquí que se encargaron de todo el proceso de la mudanza.

LAP: ¿Entonces esos dos contenedores se llenaron con artículos que ya eran inservibles?

AD: Sí, eran puras carpetas vacías. No había ningún documento. En eso quiero ser muy enfática, muy clara y muy directa: no se tiran documentos, eso no puede hacerse ni debe hacerse.

LAP: ¿Cuál es tu postura con respecto a estas fotografías? —mostrando las imágenes a la Ángeles Ducoing—.

AD: Son carpetas vacías, efectivamente. En las fotografías se observa claramente que no contienen ningún tipo de documento oficial. Quiero insistir en que somos muy cuidadosos, incluso en el manejo de hojas de rehúso. Personalmente reviso ese material por el tema de protección de datos personales. Tenemos una conciencia muy clara sobre el cuidado que debe tenerse con la documentación generada por las unidades administrativas y por las autoridades gubernamentales.

Se trata de información pública, y esa información oficial tiene un valor importante. Debemos ser muy cuidadosos, porque esa información no nos pertenece a título personal.

No había documentos en esos contenedores. En el proceso de mudanza, el personal encargado del archivo fue quien trajo las cajas, y esas no las suelto ni siquiera al personal de la mudanza. Claro que es documentación valiosa. Incluso lo más mínimo —como listas de asistencia a capacitaciones o entregables vinculados al uso de recursos públicos— tiene valor. Todo se gestiona conforme a la ley y se remite al Archivo General cuando corresponde.

De hecho, ya solicitamos oficialmente al Archivo General del Estado la programación de nuestra primera baja documental. Esto ocurrió hace aproximadamente tres o cuatro semanas. Hoy mismo la directora general de Archivos me informó que ya se abrirán fechas para llevar a cabo ese procedimiento.

—Concluyó así la directora de la UTAPE, Ángeles Ducoing.

Al respecto, Los Ángeles Press también buscó a la excomisionada del INAI, Julieta del Río, quien, en entrevista telefónica, el pasado viernes 13 de junio, manifestó a esta reportera lo siguiente:

JDR: Respecto a lo que sucedió —estas fotografías donde claramente se ven carpetas con documentos—, primero quiero decir que en la transición que hicimos del INAI a la Secretaría de Buen Gobierno, del 20 de marzo al 20 de abril, uno de los temas prioritarios fueron, precisamente, los archivos. Y como todos saben, hay varios tipos de archivos: históricos, en trámite… pero los documentos no pueden destruirse sin antes pasar por un dictamen técnico, una valoración. Siempre debe haber una aprobación de la Coordinación de Archivos. Supongo que allá en Guanajuato también la tienen. Y bueno, destruir archivos —te lo reitero con letras grandes— es un delito, incluso alcanza a la Ley de Responsabilidades Administrativas.

Si te quieres deshacer de ellos porque ya cumplieron su vida útil —por ejemplo, documentos de trámite administrativo que pueden conservarse entre cinco y diez años, dependiendo de su uso—, esto debe hacerse conforme a la ley. Los documentos que tiraron no parecen haber cumplido ni cinco años, y si los hubieran cumplido, tendrían que haberse integrado a un listado, haber sido notificados al área coordinadora de archivos, y ahí se valoraría qué se destruye y qué se envía al Archivo General del Estado.

Entonces, mal. Porque, de verdad, no entiendo el propósito.

Es un delito deshacerse de expedientes sin cumplir lo que marca la Ley General de Archivos, sobre todo si están en posesión de sujetos obligados. Son archivos de dependencias e instituciones públicas. Además, no sé si, antes de tirarlos a la basura —¡tache!—, hubo un dictamen técnico o una reunión.

Nosotros, en la transición con Raquel Buenrostro, lo primero que revisamos fueron los archivos y los recursos de revisión pendientes. Es un acervo histórico que se debe cuidar. Y ahí se clasifica: algunos documentos van al Archivo Histórico de la Nación, según lo establece la ley y otras normas archivísticas.

LAP: ¿Cómo debería ser el proceso de destrucción? ¿No puede ir directamente a la basura? ¿Qué ocurre después del comité?

JDR: De entrada, tache. Qué horror que hayan tirado archivos a un bote de basura. Desde ahí, ya es un delito. Aunque hay procedimientos —y ahorita te explico—, esto no puede ir directamente a la basura. Así como “ve y tira”, no. Y acuérdate de que uno de los temas más delicados hoy son los datos personales y la información privada. Ahí viene otro delito: son dos en uno.

Ni siquiera estaban testados. Imagínate los datos personales que pudieran existir en esos documentos: RFC, CURP, nombres, correos electrónicos, y así, simplemente, los tiran a la basura…

El procedimiento que debió seguir la institución fue, primero, hacer un listado de los documentos, especificando qué contenía cada carpeta. Y dependiendo del tipo —archivos legales, fiscales, contractuales—, se determina el plazo: si son cinco, diez o hasta veinte años. Primero debieron someter esto a consideración del Comité Técnico de Valoración Documental. No sé cómo le llaman allá en Guanajuato, pero ese comité es el que debió autorizar la baja. Y una vez autorizada, los documentos se destruyen conforme a protocolo.

Porque, al tirarlos al bote de basura, estás poniendo en riesgo a muchas personas, dependiendo de lo que se haya tirado. Hoy en día, quienes se dedican a malas prácticas revisan los basureros buscando información. Por eso, las recomendaciones son claras: si rompes un recibo del banco o un comprobante de luz, tritúralo o asegúrate de destruirlo bien. Ya están buscando nombres, direcciones… y de ahí deriva que la gente sea víctima de vulneración de datos, chantajes, llamadas falsas, fraudes financieros o incluso delitos mayores.

Después de que el comité técnico hace la valoración, se emite un dictamen que indica lo que procede. Si el archivo tiene valor histórico, se envía al Archivo General del Estado. Si se trata de documentos legales o fiscales que ya cumplieron su vida útil y no son necesarios conforme a la ley, se emite un dictamen y se trituran.

Pero si son documentos que aún pueden estar en trámite, aunque quien los generó ya no esté en funciones, esos documentos siguen vigentes. Y en caso de auditoría o revisión, pueden requerirse. Por eso deben estar resguardados en el archivo de trámite.

Debieron haber seguido todo este proceso. Como conclusión, lo repito: destruir archivos sin este procedimiento es ilegal. Quien lo haya hecho, tendrá que enfrentar un procedimiento de responsabilidades.

Y también, como no sabemos qué tipo de archivos se tiraron, y lo hicieron sin triturarlos ni seguir las recomendaciones mínimas, están exponiendo datos personales de personas físicas y morales.

Al respecto de las fotos filtradas, la excomisionada refirió:

“Ahí se ven los documentos y, aparte, ¿por qué tiran las carpetas? Las carpetas se rehúsan”.

A mí me extraña de Ángeles, y no tengo problema en la entrevista: Ángeles Ducoing fue presidenta comisionada. Yo, en su momento, le pedí trabajar en el INAI. Ya después le pedí su salida, precisamente por algunas situaciones —no de este tipo—, pero sí por algunos errores. Me extraña porque ella debe conocer estos procedimientos, entonces eso de que haya carpetas solas… para empezar, tampoco se debe uno deshacer de las carpetas solas; hay material que se debe rehusar, porque los recursos son públicos. Y la verdad, también está cometiendo un acto indebido al tirar carpetas. El día de mañana las solicitas y ¿dónde está la austeridad?

Segundo: claramente se ve que llevan papeles, hojas adentro. ¿Qué contienen? No lo sabemos. Pero, de verdad, si no hizo el procedimiento correspondiente, y no hay un dictamen técnico que justifique por qué tiró esa información, sí puede constituir una falta administrativa muy grave, e incluso —como te decía— es un delito. Y ahí está, no lo digo yo, está en la Ley General de Responsabilidades Administrativas.

Yo lamento esta situación porque, a ver, el acceso a la información depende de los archivos. Alguien puede solicitar información de hace cinco años y se le debe entregar. ¿Y si le contestan que no existe? ¿No existe porque la tiraron a la basura? Entonces, los archivos valen oro, al igual que los datos personales, y tanto los archivos como los datos personales fueron puestos en riesgo con una simpleza: tirándolos a un bote de basura. Eso no debe ser, eso debe conocerse, y quien resulte responsable, yo creo que sí debe ser sancionado conforme a la ley de responsabilidades, porque no puede hacer eso, más aún si pertenece a una institución que se dedica justamente a eso… o si pertenece a otra institución y dice “no, pues es que eso no existe”, esta unidad de transparencia está dañando la imagen de la gobernadora.

Uno de los temas principales que impulsamos a nivel nacional —y vamos a seguir impulsando desde donde estemos— es este nuevo modelo que implementaron. Pueden desaparecer los institutos, pero no desaparece el derecho a saber, ni el derecho a la privacidad. ¡Ojo! Porque luego se confunden: ya no van a existir los institutos, pero el derecho no desaparece. Y el tema de archivos, ¡menos!

La directora del Archivo General de la Nación es escrupulosa en estos temas, y se va a dar cuenta de la gravedad de este asunto. Yo sugiero que quien haya sido responsable, mejor asuma la responsabilidad, que se recuperen esos documentos y se explique a la ciudadanía qué contenían, por si se puso en riesgo a personas: nombres, CURP, teléfonos, RFC, nombres de empresas físicas o morales. Pues que se prevenga, porque esto es una vulneración también de datos personales.

Concluyó.

La excomisionada del INAI, Julieta del Río, complementó la información con esta ficha de ley:

Es ilegal destruir, ocultar, mutilar o alterar documentos y archivos en posesión de instituciones públicas. Esto se regula a nivel federal y estatal bajo la Ley General de Archivos y sus equivalentes locales. Para su eliminación, existen procesos que incluyen la autorización de bajas por parte de comités, para lo cual se deben cumplir determinados requisitos. La destrucción no debe ser arbitraria.

La Ley General de Archivos dice:

Artículo 121: Establece sanciones de 3 a 10 años de prisión y multa de 3,000 a 5,000 veces la UMA a quien “sustraiga, oculte, altere, mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los archivos que se encuentren bajo su resguardo”.

También aplica penas similares si los documentos destruidos son “patrimonio documental de la Nación” o guardan relación con graves violaciones a derechos humanos.

A nivel estatal, las leyes también prohíben a los servidores públicos destruir información que esté bajo su resguardo.

Por ejemplo:

Puebla y Nuevo León imponen las mismas penas que la Ley General: de 3 a 10 años de prisión y multas de entre 3,000 y 5,000 UMA, por destruir o alterar archivos público-estatales. Se considera especialmente grave si se trata de violaciones a derechos humanos.

En el caso de Estado de México, Ciudad de México, Morelos y Zacatecas, las normas locales prohíben la destrucción, mutilación o alteración sin causa justificada, y establecen responsabilidades administrativas y/o penales (multas, prisión, inhabilitación).

En lo que corresponde a la Ley de Archivos del Estado de Guanajuato, la norma regula el resguardo y conservación de información y documentos en posesión de las autoridades estatales y municipales.

En Guanajuato, la Ley de Archivos del Estado, publicada el 13 de julio de 2020, regula en detalle el resguardo, conservación y disposición de archivos públicos por parte de autoridades estatales y municipales.

La ley establece claramente en su Capítulo IX – Infracciones y Sanciones (Art. 32) que constituye una falta grave para un servidor público:

Eliminar o destruir documentos de archivo que están bajo su resguardo.

Además, la ley de Guanajuato prevé Comités Dictaminadores en cada institución para decidir sobre la disposición final de expedientes que hayan cumplido su plazo de conservación, evitando destrucciones arbitrarias.

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